Pertama survey akreditasi, kita masuk ke ruangan UKP. Pasti kalian bertanya, siapa saja yang masuk ke ruangan UKP? Karena jika ada 20 anggota UKP, kan tidak semuanya masuk. Kita melakukan setting hanya 7 orang yang masuk ke dalam karena luas ruangan juga terbatas. Didalam terdiri dari, surveyor, ketua UKP, ketua bab masing-masing, satu IT yang paling ahli, dan satu lagi asisten dari ketua bab. Tapi ternyata ada perubahan di tengah jalan. Bab 7 itu terdiri dari pelayanan klinis, maka kelompok kita lebih menyerahkan bagian yang sedang diuji ke penanggungjawab masing-masing unit. Mengapa? Karena mereka tentunya akan lebih paham dibandingkan saya ketua UKP, ketua bab bahkan yang membuat dokumen sekalipun. Jadi dengan begitu, beberapa pertanyaan surveyor langsung diarahkan ke penanggungjawab masing-masing unit. Contoh seperti bagian pendaftaran dan bagian rekam Medis. Jadi surveyor langsung mencocokan bagian dokumen dengan telusur langsung pada masing-masing penanggungjawab unit. Itulah bukti telusur kami. Tidak langsung melakukan telusur ke ruangan karena gedung puskesmas kita belum jadi. Penilaian kami dinilai dengan sistem, tidak dilakukan per-Elemen penilaian.
Pelajaran yang bisa diambil adalah untuk menulis dokumen yang diminta mulai dari pendaftaran sampai pelayanan obat, laukanlah bersama dengan orang/penanggunjawab unit terkait. Orang yang menyusun dokumen bisa duduk bersama dengan orang yang biasa melakukan di unit terkait. Contohnya adalah penyusunan SOP pendaftaran, susunlah dengan orang yang biasa melayani pasien yang mendaftar. Bagaimanapun prosesnya itu hanya PKM kita yang tahu. Lalu, cara penyimpanan Rekam Medis dan penomoran rekam medis, harus disesuaikan dengan PKM kita. Begitu juga dengan unit yang lainnya.
Dokumen lain yang sering diperiksa adalah SK. Cara penulisan SK ada hirarkinya, mungkin bisa ditanyakan ke bagian Admen. SK di UKP lebih banyak SK payung yaitu satu SK yang isinya bisa memuat beberapa kebijakan. Kebijakannyanya dimasukan dalam lampiran SK. Dengan adanya SK payung sebenarnya memudahkan kita karena dalam satu SK terdapat beberapa kebijakan, tetapi kadang kita suka tidak teliti sehingga ada dua SK.
Didalam SK terdapat kolom ‘Referensi’, kebanyakan dari kita mengisi kolom tersebut dengan permenkes 75 atau permenkes bla bla. Itu sebenarnya kurang tepat. Sebagai contoh, seharusnya kita mengisi dengan ‘pedoman Laboratorium UPTD Puskesmas C’. Jadi, masing-masing unit di PKM memang harus mempunyai pedoman sendiri sebagai acuan. Lalu bagaimana cara membuat pedoman? Apa saja isinya? Isinya disesuaikan dengan tata naskah. Setelah pedoman ada, maka buatlah SOP sesuai dengan pedoman tersebut. (Link)
Ketentuan untuk pembuatan SOP adalah, harus ditulis dengan pola S-P-O-K. Penulisan masing-masing langkah tidak boleh majemuk maksudnya adalah tidak boleh ada dua langkah sekaligus dalam satu point. Contoh, Ada beberapa SOP di Laboratorium seperti “SOP pemeriksaan Laboratorium”, tolonglah Anda rinci pemeriksaan Laboratorium di PKM Anda apa saja. Seperti, “SOP pemeriksaan laboratorium Gula Darah Sewaktu”, nah Anda rinci SOP-nya. Kebanyakan Di PKM kabupaten kami itu tidak merinci dan mengeructkan pemeriksaannya, hanya “SOP pemeriksaan Laboratorium”, padahal pemeriksaan Lab itu banyak jenisnya.